تلفن مبتنی بر اینترنت (VoIP)

مقدمه 

سازمان ها ، شرکت ها و موسسات بزرگ و یا در حال رشد در دنیای کنونی رو به فزونی هستند ، برخی از این سازمان ها دفاتری گسترده شده در یک شهر ، کشور و یا حتی کل جهان دارند. با توجه به این گستردگی نیاز به ارتباطات بین کارکنان این شرکت ها به شدت احساس می شود.

ارتبطات قدیمی مانند نامه نگاری های اداری و یا تماس های تلفنی به دلیل کند و گران بودن برای این شرکت ها مفید نیستند.

ITسال هاست که راهکارهای مختلفی برای این موضوع ارائه کرده است ، مانند ارتباطات صوتی و تصویری ، چت سازمانی ، ویدیو کنفرانس های اینترنتی و فناوری ارزان قیمت VoIP.

مایکروسافت با نرم افزار Microsoft Lync Server خود انقلابی در این عرصه بوجود آورد چرا که تمامی راه حلهای ذکر شده در بالا را به همراه بسیاری از امکانات دیگر در قالب یک نرم افزار ارائه نمود.

چرا Lync server؟

امروزه برای برقراری ارتباط تلفنی راه دور اغلب از تکنولوژیی به نام VoIP استفاده می شود. سیستمVOIP  یک روش برای تبدیل سیگنال های آنالوگ صوت به داده های دیجیتال است که از طریق اینترنت منتقل می شوند .

یکی از تفاوت های اصلی Lync با دیگر راهکارهای VoIP یکپارچه بودن آن است. بدین معنا با استفاده از همان رابط کاربری که شما تماس های خود را ارسال و دریافت می کنید بسیاری امکانات دیگر که امروزه مورد نیاز بسیاری از سازمان هاست، در اختیار دارید .

برخی قابلیت های Lync server:

Enterprise Voice: با استفاده از Lync Server می توان نیاز یک سازمان به یک سیستم تلفن سانترال را مرتفع کرد. البته Microsoft Lync Server برای بهره گیری ازاین موضوع نیاز به یک IP-PBX و یا یک VoIP Gateway دارد .

قابلیت های تلفن های قدیمی: شامل hold کردن تماس، انتقال تماس، دایورت کردن تماس، Call Park ، Voice mail ، کنفرانس تلفنی . تفاوتLync  با سایر سیستم ها در این است که کاربر خود می تواند بسیاری از این تنظیمات را انجام دهد بدون این که نیاز به ارجاع این موضوع به مدیر شبکه خود داشته باشد .

Call Forwarding: وقتی یک کاربر یک تماس ورودی دارد می تواند تعیین کند که این تماس به شماره تلفن محل کار، موبایل، خانه و یا همه این تلفن ها منتقل شود.   پاسخ ندهد تماس می تواند به صندوق صوتی فرد منتقل شود. کاربر می تواند تنظیماتی را در Outlook خود اعمال کند که مثلا در ساعات غیرکاری و یا روزهای تعطیل انتقال تماس رخ دهد . 

Team Call: هر کاربر این قابلیت را دارد که یک گروه Team Call برای خود تعریف کند. وقتی یک شخص یک تماس ورودی دارد افراد حاضر در این گروه نیز این تماس را دریافت می کنند اما مشخص است که در اصل این تماس مربوط به چه شخصی است . 

Delegation: در این حالت کاربر می تواند تعیین کند که تماس های ورودی او برای شخص دیگری فرستاده شود و شخص مورد نظر در صورت نیاز تماس را به او انتقال دهد. این قابلیت مورد نیاز برای حالت منشی و رئیس است . 

Call Park: وقتی کاربری تماسی را دریافت می کند می تواند آن را در حالتhold قرار دهد، در این حالت Lync به این تماس یک شماره موقتی اختصاص می دهد و شخص دیگری در مکان دیگر می تواند با شماره گیری این شماره موقت آن تماس را دریافت کند. 

پوشش تماس ها: با استفاده از قابلیت های Delegation و Team Call می توان اطمینان پیدا کرد که تماس های مهم به ترتیب توسط یک منشی یا عضو تیم پاسخ داده شود .

منشی تلفنی : IVR  منشی تلفنی یکی از پرکاربردترین نیاز اکثر سازمان هاست.با استفاده از IVR تماس گیرنده پس از تماس با انتخاب گزینه مناسب به شخص یا گروه یا صف مربوطه منتقل می شود. یکی از ویژگی های جالب Lync که آن را از سایر سیستم ها متمایز می کند قابلیت تشخیص صدا در انتخاب گزینه مناسب است.ویژگی دیگر متمایز کننده Lync دادن این امکان به کاربران یک گروه برای بیرون رفتن از گروه و صف است . 

از ویژگی های جالب و هوشمندانه IVR مبتنی بر Lync Server این است که انتقال تماس ها در این سیستم مبتنی بر Presence صورت می گیرد. یعنی مثلا در صورتی که فرد مورد نظر سیستم خود را برای مدتی رها کند و حالت فرد به صورت idleدرآید تماس های ورودی دیگر به آن فرد منتقل نمی شود .

صرفه جویی در هزینه ها: برای اتصال به تلفن در سیستم Lync Server باید از یک IP Phone  استفاده کرد. برای صرفه جویی می توان به جای استفاده از این وسیله از نسخه نرم افزاری که قابلیت نصب روی همه سیستم های کامپیوتری را دارد استفاده کرد که تاثیر بسزایی در کاهش هزینه های سازمان دارد . 

همچنین در صورتی که یک سازمان دارای دفاتر مختلف در شهرهای مختلف در کشورهای مختلف باشد هزینه تماس بین این دفاتر حذف می شود. به طور مثال اگر یک شرکت یک دفتر در تهران و یک دفتر در شیراز داشته باشد تماس از دفتر شیراز به دفتر تهران به صورت رایگان خواهد بود. در حالتی بهینه تر اگر کارمندی در تهران قصد تماس تلفنی با مشتری در شهر شیراز دارد هزینه این تماس به جای تماس بین شهری به تماس داخل شهری در شیراز کاهش می یابد . 

راه اندازی و پیاده سازی Lync Server نیازی به تغییرات سخت افزاری در ساختار شبکه ندارد وLync Server  از همان شبکه موجود در سازمان بهره می گیرد .

دسترسی از همه جا: تنها با داشتن اینترنت در هر نقطه از جهان می توان به سیستم تلفنی سازمان دسترسی پیدا کرد و با استفاده از آن تماس های خارج یا داخل سازمانی گرفت .

ترکیب با سیستم های تلفنی موجود در سازمان: در طراحی Microsoft Lync این قابلیت گنجانده شده است که با سیستم تلفنی موجود در سازمان و تلفن های سانترال قدیمی ترکیب شود؛ از جمله Lync می تواند با Asterisk و Elastix وFreePBX و سایر سیستم های VoIP که از قابلیت SIP Trunk پشتیبانی می کنند ارتباط برقرار کند . 

 

1. Audio, Video, and Web Conferencing 

 یکی از اساسی ترین نیازهای اکثر سازمان ها امروز تشکیل جلسات و کنفرانس های دو یا چند نفره می باشد. لینک با در نظر گرفتن این موضوع به بهترین نحو ممکن این نیاز را برآورده است. برگزاری کنفرانس به صورت صوتی و/یا تصویری به همراه امکاناتی که Lync همزمان با کنفرانس ارائه می دهد آن را به یک راهکار کامل و بی رقیب در این زمینه تبدیل کرده است .

مدیریت بر کنفرانس: افراد حاضر در کنفرانس می توانند در یک لابی منتظر باشند و توسط مدیر کنفرانس به داخل کنفرانس وارد شوند. همچنین مدیر کنفرانس می تواند افرادی را که لازم به حضور در کنفرانس نیستند را از کنفرانس بیرون کند یا افراد مورد نیاز را به کنفرانس دعوت کند .

حضور در کنفرانس با استفاده از روش های مختلف: حضور در کنفرانس با یکی از روش های : استفاده از نرم افزار، استفاده از IP Phone ، استفاده از تلفن معمولی یا موبایل در داخل یا خارج از سازمان و یا حتی با استفاده از نسخه تحت وب نرم افزار (بدون نصب نرم افزار). 

 

 2. آگاهی از وضعیت حضور و مکانی دیگر کاربران

با استفاده از قابلیت  Presenceمی توان از موقعیت مکانی و حضور کاربران دیگر مطلع شد که البته به کاربران این امکان را می دهد که اطلاعات مکانی و حضور خود را مخفی یا آشکار کنند.حضور کاربران به صورت دستی و یا اتوماتیک با استفاده از تقویم سازمانی شخص و یا قرارهای ملاقاتش و یا وضعیت ورود او به سازمان و .. تعیین می شود. بدون استفاده از قابلیت Presence کاربران مجبور به استفاده از روش های دیگر مثل ارسال ایمیل برای اطلاع از حضور سایر افراد در سازمان می شوند. همچنین کاربران می توان با طبقه بندی Contact های خود اطلاعات حضور مختلفی براساس سطح دسترسی هر گروه اعمال کنند. کلیه چت های صورت گرفته در میل باکس فرد مربوطه در Outlook ذخیره می شود

 

3.اطلاعات تماس افراد داخل و خارج سازمان 

Lync Serverبه کاربران آن اجازه می دهد اطلاعات کاملی در مورد افراد داخل و یا مشتریان سازمان از قبیل شماره تلفن، آدرس، ساختار سازمانی افراد و اطلاعات سازمانی آنها را طریق یک رابط کاربری ساده در اختیار داشته باشند 

 

4. ارتباط لحظه ای با استفاده از :IM  

با به کارگیری از این قابلیت کاربران می توانند به صورت آنلاین با کاربران دیگر به صورت نفر به نفر یا به صورت چند نفره با هم چت کنند.

5. ارتباط با افراد خارج از سازمان: 

با استفاده از ویژگی Federation این امکان فراهم شده است که دو سازمان بتوانند با هم ارتباط برقرار کنند. همچنینMicrosoft Lync  قابلیت ارتباط با سرویس های دیگر مثل Yahoo messenger وWindows Live و Google Talk و ... را دارد

6.برقراری بالاترین سطح امنیت برای ارتباطات برقرار شده: 

اتصال به سیستم Lync از خارج از سازمان و تنها با یک ارتباط اینترنتی و بدون استفاده از سخت افزار اضافی صورت می گیرد. این ارتباط با به کارگیری استاندار SSL امنیت ارتباط را به طور کامل تضمین می کند .

7.امکان اتصال انواع کلاینت ها حتی اتصال بوسیله موبایل:

 با استفاده از نسخه موبایلLync شما می توانید در حالی که در اتومبیل خود در حال حرکت هستید به سیستم وصل شوید، ارتباط برقرار کنید و حتی در کنفرانس شرکت کنید.به علاوه در حالی که شما پشت میز خود نیستید می توانید تماس ها خود را به وسیله Call Forwarding یا Simultaneous Call روی خط تلفن دیگر یا موبایل خود دریافت کنید یا آن تماس را به صندوق صوتی خود منتقل کنید .

8.سازگاری با انواع محصولات مایکروسافت:

 تولید Lync توسط شرکت مایکروسافت یکی از مزایای این محصول است. امروزه تقریبا سیستم کامپیوتری و شبکه ای وجود ندارد که از یکی از محصولات این شرکت استفاده نکند. مایکروسافت سعی کرده است به خوبی Lync را با سایر این نرم افزارها مرتبط کند .

9. Reporting:

با استفاده از Lync می توان گزارش گیری کاملی از کلیه اتفاقات رخ داده در سیستم تهیه کرد. نقطه قابل توجه در مورد گزارش گیری در این است که کلیه گزارش های Lync در Microsoft SQL Server Reporting Server ذخیره می شوند که می توان در آن گزارشهای ویژوال مثل جداول، داشبوردها، نمودارها و گراف ها و... داشت . 

 

10. Archiving:

کلیه چت های صورت گرفته و کنفرانس های برگزار شده به وسیله Lync در مکانی در Archiving Server ذخیره می شود.

11. Monitoring:

برای اعمال مانیتورینگ روی سیستم Lync دو نوع گزارش موجود است: 

 - Call detail records : این نوع گزارش گیری شامل اطلاعات کامل و دقیقی از کلیه تماس های داخلی و خارجی رخ داده در سازمان می دهد. 

 - Quality of experience : این گزارش اطلاعاتی در مورد کیفیت تماس ها در هر تماس به مدیر سیستم ارائه می دهد. 

12.امکان ارتباط از طریق اسناد Whiteboard 

با استفاده از این تخته می توان یک کلاس واقعی را شبیه سازی کرد

13.امکان ارتباط از طریق اسناد PowerPoint 

Presentation ارائه ی یک اسلاید شوی PowerPoint به راحتی با این قابلیت صورت می گیرد. این قابلیت یک اتاق کنفرانس واقعی را شبیه سازی می کند

14.قابلیت رای گیری

Pollکاربر را قادر می سازدکه یک رای گیری را شروع نماید و افراد حاضر در کنفرانس در این رای گیری شرکت نمایند و نتایج را مشاهده نمایند. این قابلیت یک رای گیری آنلاین را شبیه سازی می کند

15.امکان اشتراک گذاری صفحه دسکتاپ

Desktop Sharing: کاربر را قادر می سازد که همه صفحه نمایش خود یا تنها یک مانیتور خود- زمانی که چند مانیتور وصل است- را به اشتراک بگذارد.

16.امکان اشتراک گذاری برنامه های کاربردی

Application sharing کاربر را قادر می ساز که یک برنامه خاص را به جای اشتراک گذاری کل صفحه نمایش، به اشتراک بگذارد.