امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.
سیستم اطلاعات اداری یا اتوماسیون اداری ایده ها با نام Ideas Office جهت توسعه عملیات اداری و افزایش دقت , سرعت و صحت اطلاعات سازمانی در سه نسخه طراحی شده است.
به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری ایده ها Ideas Office به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.
1- مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.
2- مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
گروه ایده ها بدلیل نیازهای متفاوت سازمانها تصمیم به تولید و ارائه سه نسخه پایه (سطح 1) , پیشرفته (سطح 2) و سفارشی (سطح 3) گرفت .
نسخه پایه دارای نیازهای پایه سازمانی میباشد و تمامی امکانات مورد نظر یک ارگان یا سازمان را پاسخگو میباشد , نسخه پیشرفته دارای تعدادی آپشن یا امکان پیشرفته تر مانند گردش کار (Work Flow),پرتال سازمانی,رسانه سازمانی, نسخه موبایل و تلفن مبتنی بر اینترنت (VOIP) میباشد.
در نسخه سفارشی کلیه امکانات نسخه پایه تعبیه شده و بر اساس ساختار سازمانی و فرآیند های موجود در سازمان , فرآیند ها امکانات مورد نیاز سفارشی سازی میشود.بعنوان مثال مدیریت پروژه , مدیریت کالاها و انبار یا مدیریت پیگیری مطالبات و ..
سایر امکانات اتوماسیون اداری و دبیرخانه ایده ها :
· امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه، فاكس، تلگرام، يادداشت، حكم و ...
· امكان تعريف انواع طبقهبندي نامه مانند : عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...
· امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني
· امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
· امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر
· امكان تهيه و ثبت متن هامش
امكان هامشنويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)
· امكان تهيه پيشنويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
· امكان تبديل پيشنويس تأييد شده به نامه
· امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...
· امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...
· امكان تعريف انواع دبيرخانههاي محلي
· امكان تعريف انواع بايگانيهاي محلي
· امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي
· امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه
· امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران
· امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده شود)
· پشتيباني روشهاي مختلف تعریف (متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)
· امکان تعریف دفاتر اندیکاتوری نامحدود
· قابلیت شماره دهی اتوماتیک و یکتا به نامه های ارسالی و دریافتی
· طبقه بندی نامه ها داخلی و خارجی
· قابلیت قفل کردن نامه ها در صورت نیاز
· قابلیت مشخص کردن ارتباط نامه های ورودی و جوابیه به آنها
· قابلیت طبق بندی نامه ها در دفاتر اندیکاتوری
· جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
· قابلیت مدیریت کارتابل وارده و کارتابل ارجاعی
· اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
· قابلیت مدیریت نامه های محرمانه
· قابلیت تفویض اختیار به پرسنل دیگر در زمان نبود کارشناس
· قابلیت مدیریت کارتابل پرسنل
· قابلیت طبقه بندی نامه ها بر اساس خوانده شده ،خوانده نشده ،برگشت خورده با رنگ های مختلف در یک نگاه
· توزيع نامههاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامههاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل
· امكان تعيين نامههاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار
· تشكيل پرونده براي كارها و نامههاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پروندهها در سازمان
· امكان طبقهبندي نامهها براساس نوع نامه، نوع طبقهبندي، نوع ارسال، ارجحيت
· امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده
· امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
امنیت وسطوح دسترسی :
· امكان تعريف سطوح دسترسي سمتها به انواع مكاتبات طبقهبندي شده
· امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري
· امكان ثبت كليه وقايع سيستم
· امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
· امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسيهاي غيرمجاز
· امکان رویت نامه ها توسط سایر اشخاص در صورت تعیین دسترسی لازم
مدیریت مکاتبات درون سازمانی:
· امكان پشتيباني روشهاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)
· امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
· امكان شمارهگذاري نامههاي داخلي مطابق ساختار شمارهگذاري سازمان
· امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان
· تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده
· پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه
· انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاعدهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
· امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند
· امكان پيگيري ارجاع نامهها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...
مدیریت جلسات:
· امکان ثبت قرار ملاقات و جلسات
· امکان تعریف و مدیریت منابع قرارملاقات
· امکان مشاهده قرار ملاقات ها و جلسات به تفکیک زمان‌های مورد نظر
· امکان ثبت فعالیتهای سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
· نمایش تقویم و روزشمار
· قابلیت یادآوری قرار ملاقات ها و جلسات
بایگانی:
· قابلیت های ایجاد بایگانی شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
· ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
· امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم
· امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شمارههاي دلخواه
· امكان كنترل درخواست و ارسال نامهها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه
· امكان ايجاد طبقهبندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پروندههاي بايگاني
· امكان به گردش انداختن نامههاي بايگاني شده
· امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پروندهها از بايگاني، بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پروندهها)
· امكان ايجاد پروندههاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيرهسازي نامههاي مربوط در آنها
· امكان ايجاد كپيهاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پروندههاي مختلف
انواع گزارشات و امکانات جستجو:
· امكان جستجوي نامهها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي
· امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامههاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل
· امكان جستجوي موضوع و شرح نامهها اعم از نامههاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه
· قابلیت نمودار های گرافیکی نامحدود
· قابلیت ارائه داشبوردهای مدیریتی و انواع گزارش ها
· ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد
· گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
· طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند
· امكان تهيه گزارشهاي دلخواه به صورت پارامتريك و امكان چاپ، ذخيرهسازي و بازيابي نتايج گزارشگيري
· امكان گزارش گيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان
· امكان گزارش گيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ
· امكان گزارش گيري و مشاهده نامههايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شدهاند
· امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامهها
· امكان گزارش گيري از دفتر انديكاتور
· امكان گزارش گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامههاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان
· امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها)
سایر ویژگی ها:
· قابلیت تعریف واحد های سازمانی
· امکان ارسال و دریافت پیامک در سیستم (اطلاع رسانی اتوماتیک نامه شما به شماره.... دریافت شد
· امکان ارتباط به سیستم فکس سازمان ورود فکس ها به داخل سیستم اتوماسیون اداری
· تقویت سیستم ارتباط با مشتری
· قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
· ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل
· امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعملهاي اداري، آييننامهها، فرمها و ...
· امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي
· امكان تعريف دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
· امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك
· امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان
· امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروهها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)
امکانات نسخه پایه (سطح 1) :
○ گردش مکاتبات و دبیرخانه :
§ دریافت خودکار انواع نامه وارده، صادره از طرق مختلف
§ تعریف انواع پرونده بایگانی درسطح سازمان وکاربران
§ استخراج کلیه سوابق یک نامه ومستندات پیوست شده
○ مدیریت ارسال و دریافت فکس (Fax Server)
○ مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
○ گزارش ساز پویا (Report Generator)
○ دسترسی از راه دور
○ فرمساز پویا (Form Generator)
○ کارتابل آفلاین (Outlook)
○ کتابخانه الکترونیک و دانشنامه سازمانی (Knowledge Base)
○ سامانه مدیریت مستندات
○ تقویم و مدیریت جلسات
○ کارتابل پرسنل (Role Based)
○ موتور جستجو پیشرفته
○ مدیریت فعالیتهای کارکنان
○ داشبورد ویژه مدیران ارشد
امکانات نسخه پیشرفته (سطح 2) :
○ گردش مکاتبات و دبیرخانه :
§ دریافت خودکار انواع نامه وارده، صادره از طرق مختلف
§ تعریف انواع پرونده بایگانی درسطح سازمان و کاربران
§ استخراج کلیه سوابق یک نامه ومستندات پیوست شده
○ مدیریت ارسال و دریافت فکس (Fax Server)
○ مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
○ گزارش ساز پویا (Report Generator)
○ دسترسی از راه دور
○ فرمساز پویا (Form Generator)
○ کارتابل آفلاین (Outlook)
○ کتابخانه الکترونیک و دانشنامه سازمانی (Knowledge Base)
○ سامانه تبادل فایل (Sharepoint Server)
○ تقویم و مدیریت جلسات
○ کارتابل پرسنل (Role Based)
○ موتور جستجو پیشرفته
○ مدیریت فعالیتهای کارکنان
○ داشبورد ویژه مدیران ارشد
○ پرتال سازمانی
○ رسانه سازمانی
○ نسخه موبایل
○ مدیریت گردش کار (Work Flow Management)
○ طراحی گردش کار (Work Flow Designer)
○ تلفن مبتنی بر اینترنت (VOIP)
○ مدیریت ارسال و دریافت پیام فوری (IM)
○ مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه (SMS)
امکانات نسخه سفارشی (سطح 3) :
○ گردش مکاتبات و دبیرخانه :
§ دریافت خودکار انواع نامه وارده، صادره از طرق مختلف
§ تعریف انواع پرونده بایگانی درسطح سازمان وکاربران
§ استخراج کلیه سوابق یک نامه ومستندات پیوست شده
○ مدیریت ارسال و دریافت فکس (Fax Server)
○ مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
○ گزارش ساز پویا (Report Generator)
○ دسترسی از راه دور
○ فرمساز پویا (Form Generator)
○ کارتابل آفلاین (Outlook)
○ کتابخانه الکترونیک و دانشنامه سازمانی (Knowledge Base)
○ سامانه تبادل فایل (Sharepoint Server)
○ تقویم و مدیریت جلسات
○ کارتابل پرسنل (Role Based)
○ موتور جستجو پیشرفته
○ مدیریت فعالیتهای کارکنان
○ داشبورد ویژه مدیران ارشد
○ پرتال سازمانی
○ رسانه سازمانی
○ نسخه موبایل
○ مدیریت گردش کار (Work Flow Management)
○ طراحی گردش کار (Work Flow Designer)
○ تلفن مبتنی بر اینترنت (VOIP)
○ مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه (SMS)
○ مدیریت ارسال و دریافت پیام فوری (IM)
○ تحلیل داده ها در کسب و کار هوشمند (BI)
○ ارتباط با سیستم های تردد
○ ارتباط با سیستم های مالی و حسابداری
○ پیاده سازی کلیه فرآیندهای سازمانی (Business Process Automation)